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Travail scientifique

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Cotation des archives communales

Les premiers travaux de classement des archives communales sont dus à Emile Jolibois, archiviste départemental de 1859 à 1889. Sans doute sensibilisé à la sauvegarde des archives communales par ses fonctions d’archiviste de sa ville natale Chaumont-sur-Marne pendant presque sept ans, il entreprend dès sa prise de fonction à Albi l’inspection des archives communales et surtout leur classement. Il est l’auteur de l’inventaire des archives communales d’Albi paru en 1869, de Gaillac en 1873 et des archives des communes (série E supplément) en 1889. En 1881, Maurice Estadieu publiait par ailleurs l’inventaire-sommaire des archives communales de Castres antérieures à 1790. L’inventaire de la série « E supplément » d’Emile Jolibois recense les archives de trois cent dix-huit communes du département dont l’existence était antérieure à la Révolution, à l’exception des villes d’Albi, Castres et Gaillac dont les inventaires avaient été publiés antérieurement. Cet inventaire décrit les archives antérieures à la Révolution, qu’elles soient ou non déposées aux Archives départementales. Quant à l’inventaire des archives anciennes de Cordes, déjà en préparation en 1889, il devait paraître en 1903 sous la signature de Charles Portal. Ces inventaires sont toujours utilisés de nos jours comme base de travail.

Aujourd’hui, les archives communales déposées aux Archives départementales constituent la série E dépôt, matérialisée par la cote EDT. Le classement des archives étant fondé sur le principe du respect du fonds, l’identification des fonds communaux a totalement été refaite au début des années 2000 : chaque fonds d’archives municipales est identifié par son numéro Insee et les différents fonds sont rangés dans l’ordre de ces numéros. Ainsi par exemple, la partie déposée du fonds de la commune de Berlats est cotée 28 EDT, suivie de Bernac 29 EDT, Bertre 30 EDT, etc.

 

Vrac avant classement

Chaque partie de fonds communal déposée aux Archives départementales fait l’objet d’un classement. En poste aux Archives départementales du Tarn depuis 1984, Françoise Cayre a consacré une bonne part de ses 25 ans de carrière au classement des fonds déposés par les communes – archives anciennes à partir des publications d’Emile Jolibois, et surtout archives modernes. Depuis 2005, Françoise Cayre a formé un autre agent du service, Patrick Pautrel, au classement de ces archives. A ce jour, 80 % environ des archives déposées sont classées. Les deux derniers classements importants concernent des fonds entrés respectivement en 2005 et 2006, pour les communes de Castelnau-de-Brassac (12 mètres linéaires) et de Lisle-sur-Tarn (22 mètres linéaires).

Le cadre de classement des archives communales est fondé sur plusieurs circulaires et instructions qui se sont succédé, notamment l’instruction du 16 juin 1842 et l'arrêté du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales. Il réunit les documents thématiquement selon les domaines d’action de la commune.

Il distingue les archives antérieures à 1790, classées en neuf séries désignées par des doubles lettres (AA à II) et les archives dites « modernes » réparties en dix-sept séries thématiques identifiées par des simples lettres (A à R). Chaque série recouvre une grande fonction de la vie municipale. La série E correspond par exemple à l’état civil, la série G aux contributions et administrations financières, la série H aux affaires militaires, la série R à l’instruction publique, etc.

Le classement des archives communales n’est pas une tâche aisée même si l’on dispose d’un cadre de classement spécifique très détaillé. La plupart des archives communales récupérées dans les communes se présentent en effet sous la forme d’un vrac total : les papiers sont souvent poussiéreux, quelquefois roulés, pliés. De longs mois sont nécessaires pour déplier, dépoussiérer, analyser, répartir selon le cadre de classement réglementaire, conditionner et coter les documents déposés par les communes.

Le travail de classement réalisé aux Archives départementales aujourd’hui obéit aux normes internationales de description des documents d’archives (norme ISAD-G). Si, à l’heure actuelle, les inventaires d’archives communales ne sont disponibles que dans la salle de lecture des Archives départementales dans leur version papier, à la suite de la publication de cet état des fonds, une version web sera progressivement mise en ligne dans les années à venir pour l’ensemble des communes ayant déposé leurs archives.

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