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Volumineuses archives

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Les locaux en mairie

 

Conservation inutile de documentation

Les archives prennent de la place, et parfois même beaucoup de place, si n’ont jamais été pratiquées les éliminations possibles après visa des Archives départementales (cf. Elimination des archives). La situation est encore aggravée lorsque la documentation juridique et administrative a été conservée, comme c’est fréquemment le cas. Beaucoup de communes ont un arriéré considérable dans ce domaine. Dans les mairies, les volumineuses archives intermédiaires et historiques sont très souvent reléguées au grenier, ou à la cave, ainsi à Caucalières en 2009. Le vocable de cabinet noir, qui désigne un local borgne, est parfois utilisé, comme à Monestiés en 1863 : « Les archives sont dans un cabinet noir qui tient à la salle d’audience de la justice de paix ». Lorsque les locaux sont saturés, on peut trouver aussi des archives dans les couloirs, par exemple à Larroque en 2009, ou dans des lieux plus saugrenus, comme les toilettes, à Montdragon en 1966 ou à Noailhac en 2003 ou encore un garage, au Garric en 1996 ou à Andouque en 2009. Heureusement, les archives peuvent aussi être conservées dans des locaux dédiés, ventilés et à température constante pourvus de rayonnages aux normes !

 

Les archives hors de la mairie

 

En haut : ancienne mairie de Saint-Gauzens

En bas : accès au local d'archivage de la mairie de Salvagnac

Quelquefois, et plus souvent qu’on ne pourrait l’imaginer, les archives sont conservées hors de la mairie. La première cause peut être l’absence de mairie (surtout au XIXe siècle) : il n’y a pas de mairie à Vénès, à Montdragon, à Montcouyoul (aujourd’hui commune de Mont-Roc) en 1860, ni davantage à Cambon en 1863, à Tanus en 1864, à Ratayrens (aujourd’hui commune du Riols) en 1904, à Saint-Michel-Labadié en 1936, ou à Saint-Salvy-de-Carcavès en 1990 ! D’autres exemples ont certainement existé même si aujourd’hui le cas semble avoir disparu.

Il se peut également que la place disponible en mairie soit insuffisante. Les solutions mises en œuvre sont alors aussi diverses que les situations locales, mais relèvent pour l’essentiel de deux démarches : trouver d’autres locaux, à titre gratuit ou onéreux, ou emporter les archives à la maison.

Une des solutions trouvées pour entreposer les archives est souvent le recours à l’ancienne mairie. Cette situation se produit lorsque la mairie a déménagé et que les archives inutilisées sont restées à l’ancienne adresse. C’est le cas par exemple à Blaye-les-Mines, depuis 1987, ou à Saint-Gauzens, en 2009. Mais les archives peuvent aussi se trouver à l’école. Il en est ainsi à Cambon, dont la salle d’archives est située dans le bâtiment du groupe scolaire en 2008. Ou dans tout autre bâtiment municipal, pourvu qu’il y ait de l’espace disponible. A Salvagnac, en 2009, une des salles d’archives est située au premier étage d’un bâtiment communal ; on y accède par l’épicerie située au rez-de-chaussée !

Les archives se trouvent parfois dans les bâtiments réservés au culte (église, chapelle ou encore presbytère), ce qui ne semble pas nouveau : à Ambres, au XVIIIe siècle, un coffre contenant des archives se trouve dans une chapelle de l’église paroissiale (11 EDT BB 3 et II 1). A Florentin, en 1860, les archives de la commune se trouvent « au pied de la tour de l’église, dans une petite salle voûtée qui servait anciennement de sacristie et où se réunissait le conseil municipal ». A Saint-Salvy-de-Carcavès en 1969, une partie des archives se trouve dans une petite pièce de l’ancien presbytère. A Lugan, en 2001, les archives modernes et une partie des archives contemporaines se trouvent dans une salle du porche de l’église.

A défaut de trouver des locaux vacants gratuitement, certaines communes prennent la décision d’en louer. C’est ce qui se produit à Vénès en 1860, où « on a loué une chambre dans une maison particulière pour y déposer les archives ».

Cette recherche d’autres locaux aboutit quelquefois à des situations étranges. A la fin du XIXe siècle, les archives de Saint-Gauzens se trouvent à Briatexte pour des raisons explicitées par l’archiviste départemental en 1897 : « La commune de Saint-Gauzens est composée de maisons isolées ou de tout petits villages. Les habitants trouvent plus commode de se rendre à Briatexte, que de choisir pour centre communal un de ces villages où toutes ressources font défaut ». Plus étrange encore, elles peuvent se trouver également dans un autre département. En 1990, la commune de Saint-Salvy-de-Carcavès n’ayant « plus de secrétariat sur place, toutes les archives courantes sont à la mairie de Saint-Crépin, village voisin de l'Aveyron ». Cette situation s’explique par le fait qu’à ce moment là la secrétaire de mairie de Saint-Salvy-de-Carcavès était aussi secrétaire à Saint-Crépin.

La seconde démarche pour résoudre le problème du stockage des archives consiste à emporter les archives à la maison. Le plus souvent, et tout simplement, le secrétaire, ou le maire lui-même,  conservait les archives chez lui. Les communes de Montcouyoul, de Cambon et de Tanus étant dépourvues de mairie dans les années 1860, le maire conservait les archives à son domicile. A Saint-Michel-Labadié en 1936, « le curé qui est en même temps secrétaire conserve les archives au presbytère » et en 1968, le secrétariat se tient au domicile de la secrétaire de mairie. A Saint-Lieux-Lafenasse, toujours en 1860, les archives sont chez l’instituteur, qui est aussi secrétaire de mairie. Parfois une fiction d’enclave communale dans la maison du maire marque la nature publique et non privée de ces archives : à Arifat, en 1860, « toutes les archives sont chez [lui] dans une armoire qui appartient à la commune ».

On mesure bien en effet comment ce type d’arrangements peut aboutir à la plus grande des confusions et les archivistes départementaux ont toujours été très conscients des conséquences possibles de ces dérives. Pour Marzens, en 1897, Charles Portal note dans sa synthèse « Les archives de cette commune sont confiées à un secrétaire qui habite Lavaur. Mr le maire n’a pu me montrer aucun registre de délibérations, ni aucun registre de l’Etat civil. Il pourrait arriver (…) que le secrétaire venant à mourir, les archives de la commune se trouvassent sous les scellés. L’hypothèse n’a rien d’invraisemblable ». A Tanus, en 1864, « il n’y a pas de maison communale et les archives sont chez le maire (…). Le secrétaire habite la commune de Moularès dont il est le maire. Cet état de chose qui est très gênant pour les administrés (…) explique encore le désordre qui règne dans les archives ». Plus proche de nous chronologiquement, à Laboulbène « les archives communales [sont] souvent assez mêlées avec celles de Montpinier, les 2 communes ayant secrétaire commun et mairie commune » au hameau de Mazières. Cette situation y a perduré jusqu’en 1982.

Il reste encore aujourd’hui des séquelles de ces pratiques : le temps passe, le maire ou le secrétaire devient ancien maire ou ancien secrétaire, mais les archives demeurent à son domicile… Dans le meilleur des cas, on les retrouve : en 1941 à Lasgraïsses, il faut à l’archiviste du département « une demi-journée entière pour retrouver les archives anciennes, partie chez un ancien maire, le reste dans un grenier abandonné ». Mais, il arrive aussi qu’elles disparaissent. Les exemples sont nombreux et ne datent pas d’hier… Le vérificateur des archives de 1734 explique dans le procès-verbal de vérification de la communauté du Vintrou : « Nous avons (…) vériffié en quel état sont les papiers de la communauté, s’ils sont gardés avec soin et entre les mains de quy yls sont. Et nous avons trouvé qu’il n’y en a que fort peu et les plus modernes. Les autres étoient dans une caisse déposée dans la maison du seigneur dont on ne scait la destinée attendu que led. Seigneur est sorty du royaume pour fait de religion ».

Ces cas de figure n’existent heureusement plus de nos jours et les archives sont le plus souvent conservées en mairie ou, à défaut, dans des locaux publics. Rappelons simplement ici que la détention d’archives publiques par des particuliers est illégale : l'article L212-1 du Code du patrimoine précise que « Nul ne peut détenir sans droit ni titre des archives publiques ». Depuis une dizaine d’années, de nombreuses mairies ont été rénovées, de nouvelles mairies ont été construites, intégrant dans le meilleur des cas la volumétrie des archives. De plus en plus fréquemment existent de véritables salles d’archivage, accessibles et fonctionnelles, parfois aménagées et équipées avec le conseil des Archives départementales. Citons, parmi les aménagements les plus récents inaugurés en présence du directeur des Archives départementales, Lagardiolle en 1990, Dourgne en 1991, Gaillac en 2002 et Albi en 2007.

 

Le mobilier

 

Archives de la mairie de Tauriac, 2006

Sous l’Ancien Régime , les liasses sont rangées dans des sacs de toile ou en estoupas (Cordes, 69 EDT II 1 et CC 173) qui sont eux-mêmes déposés en général dans des coffres (Albi, 4 EDT BB 80 et II 80 ; Ambres, 11 EDT BB 2 et 3 ; Boissezon, 34 EDT BB 8 ; Cordes, 69 EDT BB 85 ; Lacaune, BB 16 ; Lisle-sur-Tarn, 145 EDT CC 32 et II 2 ; Réalmont, 222 EDT BB 7 ; Saint-Amans-Valtoret, 239 EDT II 1 ; Sémalens, 281 EDT BB 5) ou des armoires (Albi, 4 EDT CC 354, CC 504 ; Cordes, 69 EDT BB 80 ; Gaillac, BB 25). On peut trouver aussi, pour le rangement des archives, des caisses telles la cayssa de quatre claus de Cordes mentionnée en 1531 (69 EDT II 1) ou celle d’Albi fermée par deux serrures au début du XVIe s. (4 EDT CC 450). On trouve parfois également le cabinet, meuble à compartiments fermé à clés : deux clés à Puylaurens en 1684 (219 EDT BB 8) et deux et trois clés à Boissezon au XVIIIe siècle (34 EDT BB 8 et BB 3). Les exemples cités proviennent, pour l’essentiel, de l’ouvrage Archives et archivistes du Tarn du Moyen Âge à 1985, catalogue des mentions d’archives dans les archives anciennes et révolutionnaires du Tarn, répertoire méthodique détaillé 3 T – 1873 W, 2004.

L’utilisation d’armoires et de rayonnages « modernes » se généralise au cours du XIXe siècle. Pourtant, de manière anecdotique, les archivistes départementaux ont pu être amenés à retrouver des archives dans du mobilier particulièrement inapproprié, un pétrin à Escoussens en 1923 ou une barrique chez un particulier à Marsal en 2000. Il va sans dire que la conservation des archives y était franchement désastreuse : à Escoussens, les par-chemins y pourrissaient et à Marsal, seuls trois cartons ont été déposés aux Archives départementales du Tarn, le reste étant inutilisable…

En raison du volume qu’elles occupent à l’époque contemporaine, les archives sont aujourd’hui majoritairement rangées sur des rayonnages. Les archives les plus anciennes et les plus « précieuses » sont parfois conservées dans une armoire ou un coffre, réminiscence des pratiques usuelles de l’Ancien Régime. Le lien est fort entre le coffre-fort de Graulhet encore utilisé en 2008 pour conserver une charte du XIVe s. et, par exemple, le coffre en noyer à deux serrures utilisé à Laboutarié au XVIIIe siècle (119 EDT BB 2). Il subsiste parfois du mobilier ancien et intéressant repéré dans quelques mairies au cours des inspections communales. Ainsi à Montdragon en 1966, plusieurs mètres linéaires d’archives étaient conservés dans des layettes en bois. De même, à Vénès en 1991 un meuble rare comportant quatorze layettes, « typique d'un décor ancien de mairie soigné et fonctionnel », était encore utilisé tandis qu’à Tauriac en 2006 un coffre de bois fermant à clé était conservé dans le réduit attenant à la salle du Conseil utilisé pour les archives.

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