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Une commune, ses archives, son secrétaire de mairie

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La présence, même à temps partiel, d’un secrétaire de mairie est relativement récente, et les procès-verbaux d’inspection regorgent de variantes possibles. Au XIXe siècle et encore dans la première moitié du XXe siècle, il peut arriver que ce soit le curé qui fasse fonction de secrétaire de mairie. C’est le cas par exemple à Arifat ou à Fraissines en 1935, à Saint-Michel-Labadié en 1936. Ce peut également être l’instituteur, comme à Saint-Lieux-Lafenasse en 1860 ou à Veilhes en 1933. Ce peut aussi être le maire de la commune lui-même, comme à Arifat en 1860. Il peut même arriver qu’il n’y ait pas de secrétaire, ainsi en 1941 à Saint-Julien-Gaulène. Si on remonte encore plus loin dans le temps, sous l’Ancien Régime, et vraisemblablement dès le XIIIe siècle, le notaire, professionnel de l’écrit, est fréquemment greffier consulaire. Il joue donc le rôle de secrétaire de mairie et d’archiviste, notamment à Albi (4 EDT II 7, XVIe siècle), Cordes (69 EDT II 1 et II 5, 1536 et XVIIe siècle), Castres (BB 24, XVIIe siècle), ou Lacaune (124 EDT II 1, XVIIIe siècle). Un avocat peut également tenir ce rôle, par exemple à Cordes au début du XVIIe siècle (69 EDT II 2, 1606). Au XVIIIe siècle, ce sont souvent des feudistes, spécialistes de droit féodal, qui gèrent les archives : c’est le cas à Castres avec le sieur Andreau en 1722 (BB 28) ou Paul Rollande en 1757 et 1767 (II 12 et BB 32).

 

Inventaire des archives de la ville d'Albi (4 EDT II 7) et Cordes (69 EDT II 2)

Aujourd’hui, dans leur majorité, les communes, sans avoir constitué de véritable service d’archives, ont néanmoins intégré, à des degrés variables, l’archivage dans leur fonctionnement. En ce début de XXIe siècle, si les archives communales d’Ancien Régime sont majoritairement déposées aux Archives départementales, les archives postérieures à la Révolution, en revanche, sont généralement conservées dans les locaux de la mairie et sont gérées par le secrétaire de mairie.

Le secrétaire de mairie – on pourrait écrire la secrétaire de mairie, car ce sont aujourd’hui majoritairement des femmes – est un spécialiste de l’administration municipale, formé à l’exercice de ses fonctions. Il s’acquitte en général de ses missions avec sérieux et professionnalisme. La tenue des archives courantes est donc dans la majorité des cas très satisfaisante. Le secrétaire ne travaille pas toujours à temps complet, en particulier dans les petites communes. Il arrive donc assez fréquemment que les secrétaires exercent simultanément leurs fonctions dans différentes communes, parfois dans trois ou quatre mairies différentes. Les hasards du découpage administratif font que certains exercent non seulement dans le Tarn, mais aussi en Aveyron, en Tarn-et-Garonne ou en Haute-Garonne. C’est ainsi qu’en 1974, le « secrétaire itinérant » de la commune de Loubers s’occupait également des communes de Vaour, Montrosier, et, dans le Tarn-et-Garonne, des communes de Féneyrols et Verfeil.

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