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Elimination des archives

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L’élimination de documents est une nécessité. Depuis 1982, à la suite des réformes successives de décentralisation, les secrétaires de mairies instruisent de nombreux dossiers. La production de documents d’archives en commune a crû de manière exponentielle et la gestion des volumes d’archives par l’élimination régulière est devenue indispensable.

Les conditions de tri et d’élimination des documents relèvent du contrôle scientifique et technique des Archives départementales sur les archives communales (article R1421-3 du Code général des collectivités territoriales). Toute destruction de documents périmés doit en effet obligatoirement être soumise à l’autorisation préalable de l’Etat, représenté par le directeur des Archives départementales. Le Code du Patrimoine (L. 212-2) précise : « A l'expiration de leur période d'utilisation courante, les archives publiques (…) font l'objet d'une sélection pour séparer les documents à conserver des documents dépourvus d'utilité administrative ou d'intérêt historique ou scientifique, destinés à l'élimination. La liste des documents ou catégories de documents destinés à l'élimination ainsi que les conditions de leur élimination sont fixées par accord entre l'autorité qui les a produits ou reçus et l'administration des archives ».

 

Salles d'archives encombrées : Arfons, Brens, Anglès et Murat-sur-Vèbre

Bordereau d'élimination

Les autorisations d’éliminer reposent sur un corpus réglementaire spécifique, à savoir l’instruction AD 93-1 du 11 août 1993 pour le tri et la conservation, aux archives communales, des documents postérieurs à 1982 produits par les services et établissements publics des communes, actualisée par celle du 28 août 2009 (DAF/DPACI/RES/2009/018) intitulée Tri et conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales. Ces instructions sont des « tableaux de gestion ». Ils recensent l’ensemble des documents produits en commune et déterminent leur « durée d’utilité administrative » (DUA), durée minimale pendant laquelle la collectivité est tenue de conserver les documents conformément aux obligations juridiques de la commune ou pour les besoins liés à la gestion communale. Ces instructions déterminent également les documents qui peuvent être éliminés, en totalité ou en partie, à l’issue de la DUA.

La procédure administrative à suivre pour l’élimination d’archives est simple. Un bordereau d’élimination d’archives doit être rédigé par la commune et signé par le maire : un modèle de bordereau d'élimination est disponible sur le site internet des Archives départementales, à la rubrique Accès professionnel/Communes et structures intercommunales/Gérer ses archives. Il est établi en deux exemplaires, l’un destiné à la commune, l’autre aux Archives départementales. Après validation par le directeur des Archives départementales, les documents peuvent être détruits par une entreprise spécialisée ou, à défaut, brûlées en présence d’un élu, qui établira un procès-verbal de destruction. Le maire n’est alors plus responsable de ces archives éliminées en cas de contentieux. C’est le directeur des Archives départementale qui endosse la responsabilité juridique de l’élimination.

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