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Le dépôt réglementaire

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La loi du 29 avril 1924 encourageait, sans le rendre obligatoire, le dépôt des archives communales anciennes aux Archives départementales. Mais c’est la loi du 21 décembre 1970 qui a rendu obligatoire, pour les communes de moins de 2 000 habitants, le dépôt aux Archives départementales des documents de l'état civil ayant plus de cent cinquante ans de date, les plans et registres cadastraux ayant cessé d'être en service depuis au moins trente ans et les autres documents d'archives ayant plus de cent ans de date (article L.212-11 du Code du Patrimoine). Une dérogation peut être accordée par le préfet, si les conditions de conservation et de communication sont satisfaisantes. Dans ce cas, les documents peuvent être conservés soit par les communes elles-mêmes, soit par le groupement de collectivités territoriales dont elles sont membres, soit, par convention, par la commune désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci.

Le dépôt des archives anciennes et modernes des communes aux Archives départementales tel qu’il est prévu par la loi offre de nombreux avantages pour les communes. Dans tous les cas, la commune reste propriétaire des archives qu’elle a déposées. Les Archives départementales en assurent la conservation (voire la restauration), le classement et la communication au public, avec des plages horaires bien plus amples que ne pourraient le proposer la grande majorité des communes. Les communes de 2 000 habitants ou plus ont compétence pour conserver elles-mêmes leurs archives. Elles peuvent également choisir de les déposer, après délibération du Conseil municipal, aux archives du groupement de collectivités territoriales dont elles sont membres, par convention, aux archives de la commune désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci ou aux Archives du département. Toutefois, l’article L 212-12 du Code du Patrimoine prévoit la possibilité d’un dépôt d’office aux Archives départementales si pèse une menace sur la conservation des documents : « Le dépôt au service départemental d'archives est prescrit d'office par le préfet, après une mise en demeure restée sans effet, lorsqu'il est établi que la conservation des archives d'une commune n'est pas convenablement assurée ».

Archives déposées d'office, avant classement (Castelnau-de-Brassac) et après classement (Lisle-sur-Tarn).

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